某移民顧問公司如何用 DanLee CRM 管理 300+ 案件進度（導入案例 2026）

TL;DR：某移民顧問公司把 300+ 件長週期案件從 Excel 搬到 DanLee CRM 案件看板後，漏件率從每月 6–8 次降到不到 1 次，客戶催進度來電減少約 7 成。 以下為 ACTGSYS 藍圖思維彙整的代表性導入情境，數據為示意、非特定客戶稽核數字。

移民與簽證代辦的本質，是同時管理「幾百件、每件要跑數月到數年」的長流程案件。本文以一家匿名的「某移民顧問公司」為例，說明 2026 年導入 DanLee CRM 後，如何把分散的 Excel 進度表收斂成單一案件看板，並用自動提醒與客戶溝通記錄止血漏件與客訴。為保護客戶隱私，公司名稱匿名、量化數字屬代表性示意。

移民顧問用 Excel 管 300+ 案件，最後都卡在哪？

Excel 管幾百件長週期案件，最常卡在三件事：狀態不透明、靠人工記到期日所以漏件、客戶查不到進度只能反覆打電話來催。 這家公司同時在管約 300 件投資移民與技術移民案，每件動輒跑 1–3 年。

問題不是員工不努力，而是工具撐不住流程長度。多份 Excel 由不同顧問共編，版本互相覆蓋、欄位定義各自解讀；到期日與補件期限靠人腦與便利貼追蹤，一忙就漏。研究也佐證這個結構性浪費：根據 Salesforce State of Sales 報告整理，業務人員平均只有約 28% 的時間真正花在客戶身上，其餘大量時間耗在資料登錄與行政雜務——對案件量更大的移民顧問而言，這個比例只會更糟。

對這類痛點，ACTGSYS 藍圖思維長期服務的移民顧問產業方案歸納出四個共通卡點：狀態不透明、人工提醒漏件、文件散落 Email/LINE、無法一覽每位申請人進度。

DanLee CRM 怎麼把幾百件長週期案件變得看得見？

核心是把每件案子放上「案件看板」，依申請階段視覺化排列，幾百件的整體進度一眼看完，不用再開十張 Excel。 這是導入後改變最大的環節。

DanLee CRM 的案件看板把每件案子依申請階段（諮詢→簽約→文件收集→送件→面試→獲批→落地）排成一張卡片，卡上顯示申請人、目前階段、下一個到期日與負責顧問。主管早上打開看板，就能立刻看到「卡在文件收集太久」「面試在即」的案件，主動分配人力，而不是等客戶打來才發現。所有案件資料集中在單一資料庫、權限分層，取代多人共編的 Excel，徹底解決版本衝突。

導入 CRM 的投資回報也站得住腳：分析機構 Nucleus Research 在 2023 年的研究指出，企業每投入 1 美元在 CRM，平均可回收約 3.10 美元，回報主要來自流程效率與時間節省——正是案件管理最痛的地方。

自動提醒與客戶溝通記錄，真的能少漏件、少被客戶催嗎？

能。把「到期/補件提醒」交給系統自動發、把「進度更新」用 LINE 自動推給客戶，是這次導入讓漏件率與客訴雙雙下降的關鍵兩招。 顧問不再用記憶力對抗截止日。

下表把這家公司的痛點對應到 DanLee CRM 的具體功能：

原本的痛點	DanLee CRM 對應功能
案件多、流程長（數月～數年），狀態不透明	案件看板（Kanban）依階段即時呈現，主管一覽全局
多份 Excel 共編，版本衝突、欄位定義不一	單一資料庫＋權限分層，每案唯一真實來源
靠人工記到期日與補件期限，常漏件	自動到期／補件提醒（Email + LINE），到期前自動通知
客戶反覆來電催進度	客戶溝通記錄集中＋原生 LINE 即時進度通知
顧問離職交接困難、新人上手慢	每案完整歷程與文件集中，交接看一個案頁即可

值得一提的是原生 LINE 整合：台灣客戶習慣用 LINE，DanLee CRM 在案件推進到關鍵階段時自動推播進度給申請人，客戶不必打電話也知道「文件已送件」「面試已排定」，催進度的來電自然大幅下降。

導入前後差多少？一張表看量化成效

導入 DanLee CRM 約 8 週後，最有感的是漏件次數、客戶催進度來電、以及顧問每天花在「找資料」的時間三項都明顯下降。 以下為代表性情境的示意數據，標示清楚僅供說明、非特定客戶實際稽核值。

指標（示意）	導入前（Excel）	導入後（DanLee CRM）
同時在管案件能見度	分散在 10+ 張 Excel	單一看板，300+ 件集中
每月漏件／逾期次數	約 6–8 次	少於 1 次
回覆客戶「案件到哪了」耗時	約 10–15 分鐘（翻檔／問同事）	少於 1 分鐘（即時查看）
客戶主動催進度來電（每週）	約 20–30 通	約 5–8 通（LINE 自動通知）
顧問每日行政／找資料時間	約 2–3 小時	約 0.5–1 小時
新進顧問案件交接	數天	約半天

換算下來，漏件次數與客訴來電都下降約 7 成，省下的顧問時間可回去做更高價值的諮詢與成交。更多不同產業的導入故事，可參考 ACTGSYS 客戶案例。

移民顧問公司導入 DanLee CRM 要花多少、多久？

導入時間通常落在 4–8 週，費用採「平台月費＋一次性導入設定」結構，實際金額依案件量、顧問人數、客製欄位與 LINE 串接深度而定。 我們不公布固定價，因為每家公司的流程不同。

影響費用與時程的主要因素有四個：使用人數與權限層級、案件階段與自訂欄位的複雜度、是否需要既有 Excel／系統資料遷移、以及 LINE 進度通知與客戶入口的整合範圍。一般而言，10 人以下的中小型顧問公司導入最快、設定最單純；案量大、跨辦公室的團隊則需要較完整的權限與報表規劃。

ACTGSYS 藍圖思維為台灣在地團隊，導入期間提供中文教育訓練與上線後支援。歡迎洽詢取得依貴公司規模的報價與導入時程評估。

常見問題

DanLee CRM 適合多大的移民顧問公司？

從個位數顧問到數十人的代辦團隊都適用。10 人以下可快速上線、立即解決漏件；10–50 人團隊能再加上權限分層、跨人案件協作與主管儀表板。案量越大、流程越長，案件看板與自動提醒的效益越明顯。

導入 DanLee CRM 大概要多久才能上線？

多數移民顧問公司的導入期約 4–8 週，含流程盤點、案件階段設定、Excel 資料遷移與教育訓練。先把「案件階段」與「到期提醒規則」理清，是縮短導入時間的關鍵；流程未理清才匆促上線，是多數導入不順的主因。

DanLee CRM 與一般 Excel 或國外 CRM 差在哪？

差在「案件式長流程」與「在地化」。Excel 無法自動提醒、無法多人安全共編；國外大型 CRM 偏業務漏斗、導入與客製成本高，且缺乏原生 LINE。DanLee CRM 主打中小企業價位、原生 LINE 整合與台灣在地中文支援，更貼近移民代辦的案件管理場景。

費用怎麼算？有固定價格嗎？

採平台月費加一次性導入設定，依使用人數、客製欄位與 LINE 串接深度浮動，沒有單一固定價。實際費用以 ACTGSYS 官方報價為準，歡迎洽詢取得依貴公司規模的報價。

客戶的個資與案件文件安全嗎？

每件案子文件集中於系統、依角色設定存取權限，避免文件散落在個人 Email 與 LINE，離職交接也不怕資料遺失。相較多人共編的 Excel，集中式 CRM 在權限控管與稽核軌跡上更可靠。

想把幾百件案件從 Excel 搬上看得見的看板嗎？歡迎預約 DanLee CRM 線上導入諮詢，或先瀏覽更多 ACTGSYS 客戶案例看看不同產業怎麼做。

最後更新：2026-06-28