事務所管理系統費用 2026 - 案件、工時與請款

TL;DR：事務所選系統的判準只有一條：每一小時的工時，能不能自動歸到某個案件、再自動變成那個案件的請款單。做得到，月底請款從三天變成半天、該收的錢不會漏；做不到，工時表永遠只是給老闆看的統計，跟收款無關。導入費用依同時在辦的案件數與計費方式落在 NT$5–15 萬、20–50 萬或 50 萬以上，維運另計 5,000–15,000 元／月。

這篇寫給會計師、律師、記帳士、專利與顧問事務所，以及以「案件」或「專案」計費的設計公司。要解決的決策很具體：你手上同時有幾件案子、現在怎麼算工時與請款，對應該先解哪一段、預算該編多少。文中所有新台幣數字都是藍圖思維的公開級距與實際交付專案的代表性落點，不是市場均價。讀完之後，你應該能把「案件數、計費方式、要接哪些既有系統」三件事講清楚，那正是估價需要的全部資訊。

先看市場的形狀。依金管會 113 年度審計監理報告（2025 年 9 月），全台會計師事務所有 2,376 家、執業會計師 4,107 人，平均一家不到兩位會計師；法律這一端，全國律師聯合會 2025 年 12 月的聲明指出執業律師已達 13,016 人，12 年間成長近一倍（中時新聞網，2025-12-29）。事務所絕大多數是 2 到 15 人的小型組織，而且同業競爭在變激烈——這代表兩件事：沒有 IT 部門，以及每一小時沒收到的錢都直接是合夥人的損失。

事務所的案件為什麼會漏錢？

因為工時、案件與請款在多數事務所裡是三份互不相通的紀錄。 工時記在個人的 Excel 或筆記，案件進度在合夥人的腦子與 Email 串裡，請款單由行政月底憑印象開。三者對不起來的結果不是「效率低」，而是三種具體的漏錢方式：

1. 工時沒歸到案件：晚上回客戶的 Email、臨時的電話諮詢、順手看的合約，都沒有人記，月底自然開不進請款單。
2. 案件進度不透明：客戶問「案子到哪了」，要先問承辦人再回覆；承辦人請假，案子就停。
3. 請款憑印象：按件計費的案子漏了階段款、按時計費的案子少算了小時，客戶不會提醒你。

事務所常見的計費方式有三種，而它們對系統的要求不同：按時計費需要工時能歸案件並套用每人費率；按件或階段計費需要案件的里程碑與收款期程綁在一起；年度顧問或記帳月費需要合約期間、服務範圍與續約提醒。多數事務所三種都有，這也是為什麼通用的專案管理工具或會計軟體單獨都不夠——前者不會開請款單，後者不知道案件進度。

事務所管理系統要花多少錢？

先給一個能寫進預算表的數字：台灣中小型事務所導入客製的案件、工時與請款系統，一次性專案費依這次要動的範圍分三段，NT$5–15 萬、NT$20–50 萬、NT$50 萬以上；上線後維運訂閱另計，每月 NT$5,000–15,000。 決定落點的不是人數，而是同時在辦的案件數、計費方式的種類，以及要不要接既有的會計與文件系統。

事務所型態	這次要動的範圍	一次性專案費	每月維運	常見上線時間
2–5 人，同時在辦 30 件以內	案件看板＋工時記錄歸案件，先讓「每小時都有主人」	NT$5–15 萬	NT$5,000–10,000	約 3–6 週
5–15 人，同時在辦 30–150 件	加上按時／按件／月費三種請款規則、階段款提醒、客戶入口查進度與交換文件	NT$20–50 萬	NT$8,000–15,000	約 2–4 個月
15 人以上或多據點	再加與既有會計系統介接、電子發票、合夥人別獲利分析與多分所權限	NT$50 萬以上	NT$10,000–15,000	約 3–6 個月

上表為藍圖思維公開的方案級距（啟動 5–15 萬、成長 20–50 萬、企業 50 萬以上）對應到事務所情境的代表性落點，非市場均價；市面上訂閱制的工時工具與法律事務管理軟體計價方式不同，請以各廠商正式報價為準。

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為什麼同樣是事務所，報價可以差三倍？

因為報價單上真正貴的不是軟體，而是「你有幾種計費規則、要接幾套既有系統、舊案件資料有多亂」。 同樣是 8 人的事務所，一家只做記帳月費、客戶 60 家、規則單純；另一家同時有按時計費的訴訟、按階段的併購案與年度顧問，三種規則各自有例外，兩者的導入工時可以差到三倍。影響費用的變數有四個，依權重排序：

1. 計費規則的種類與例外——按時、按件、月費各一種還算單純；「前 10 小時包含在月費、超過另計」「階段款依對方付款才請」這類例外，每一條都是要寫進系統的邏輯。
2. 要不要接既有系統——會計軟體、電子發票、雲端文件（Google Drive／SharePoint）維持既有工具只做介接，跟整套換掉，是兩種報價。會計端的選擇可參考雲端會計軟體比較。
3. 歷史案件的移轉範圍——只轉「進行中」的案件，跟連同五年結案資料一起轉，工時差距很大。多數事務所的正確做法是只轉進行中案件、結案資料留存原處可查。
4. 客戶入口的深度——只讓客戶查進度，和讓客戶上傳文件、簽核、線上付款，是不同層級的工作量。

一個代表性的導入情境長什麼樣？

以下為 ACTGSYS 藍圖思維彙整的代表性導入情境，取自專業服務業專案的常見樣態，公司名稱匿名、數字為示意區間，非特定客戶之稽核數字。

一家 9 人的會計師事務所，兩位合夥會計師、五位審計與稅務人員、兩位行政，同時在辦約 80 件：記帳月費客戶 50 家、簽證與稅務案件 25 件、專案顧問 5 件。導入前，工時記在各人的 Excel，案件進度靠每週會議口頭更新，請款由行政依合約表月底開立；每季總會發現幾件顧問案的階段款漏請，或審計加班的工時沒進請款單。由台灣在地導入團隊負責，先用 DanLee CRM 建立案件看板並把工時歸到案件，第二階段接上三種請款規則與客戶入口，會計端維持既有軟體、以 TanJee 會計系統的傳票格式介接。

指標	導入前	導入後
工時歸到案件的比例	約 60%（其餘記不得或懶得記）	95% 以上（當日未記系統提醒）
月底請款作業	約 3 個工作天	約半天，例外人工確認
階段款漏請	每季 1–3 件	里程碑到期自動列入待請款
客戶問「案子到哪了」	問承辦人再回，約 10–15 分鐘	客戶入口自助查看，或行政 1 分鐘內回覆
案件別毛利	年底才算得出來	每月依工時與費率即時可看

真正的效益在前兩行：工時歸案件的比例每提高 10%，就是 10% 原本收不到的錢。 這不是效率問題，是營收問題。「把每個案件的進度放在同一個看板」的做法，可延伸看移民顧問公司用 DanLee CRM 管理 300+ 案件；合約與文件的 AI 輔助審閱，見 AI 合約管理與法務自動化。

事務所導入最常踩哪 3 個雷？

第一個雷是先做報表、後做記錄。 老闆想看的是案件獲利分析，但獲利分析的前提是工時有人記。系統若一開始就要求填十個欄位，承辦人會回到 Excel；正確的順序是先把「記工時」壓到 30 秒內可完成，再談報表。

第二個雷是把客戶入口當第一階段。 客戶入口很吸引人，但它只是內部資料的對外視窗；內部案件進度若還沒有人即時更新，入口上顯示的就是過期資訊，比沒有更糟。

第三個雷是想一次把五年的舊案全部轉進去。 只轉進行中案件，結案資料留在原處可查，是多數事務所最省錢也最少出錯的做法；歷史資料若真的需要，可以在上線穩定後分批補。

詢價前先準備好這 5 件事

估價表單只有 5 題，但事務所每一題都有自己的答法。準備好這五項，回覆的區間才會準：

1. 使用人數：合夥人、承辦人員、行政分開算，外部協作的兼職或顧問要不要帳號。
2. 產業：直接寫「事務所」，並註明會計／法律／專利／顧問／設計，以及同時在辦的案件數。
3. 現在用什麼系統：會計軟體名稱、工時記在哪裡、文件放在哪裡（Drive、SharePoint、NAS）、有沒有現成的案件編號規則。
4. 最想解決的流程：從「工時歸案件」「請款漏收」「案件進度不透明」三者選一個最痛的，不要寫「全部」。
5. 期望上線時間：2–5 人約 3–6 週、5–15 人約 2–4 個月是合理預期；若要在報稅季前上線，請直接註明。

常見問題

事務所用專案管理工具加會計軟體，不能取代嗎？

可以撐一陣子，但兩者中間那一段——工時變請款——永遠是人工。專案工具知道誰做了什麼、不會開請款單；會計軟體會開發票、不知道案件進度。事務所系統的價值就在把這兩端接起來，讓工時歸案件後自動落入請款單。若你的案件量在 30 件以內、計費規則只有一種，先用兩套工具是合理的；超過就該把中間接起來。

導入要多久？報稅季前來得及嗎？

2–5 人、只上案件看板與工時歸案件的話，3–6 週可以跑起來；含三種請款規則與客戶入口約 2–4 個月。若目標是報稅季前上線，建議只上「工時歸案件＋月費客戶清單」這一段，請款規則在季後再補，資料結構不必重來。

客戶入口會不會讓客戶看到不該看的東西？

入口只顯示你指定的欄位：通常是案件階段、待客戶提供的文件、已完成的里程碑。內部工時、費率與備註預設不對外。每位客戶只看得到自己的案件，權限在系統層控制，不是靠承辦人小心。

律師事務所和會計師事務所的系統差很多嗎？

結構相同，差在案件的階段與請款規則。律師案件的階段通常是委任、起訴、開庭、判決、執行，按階段或按時計費；會計師的記帳客戶是固定月費加年度申報，簽證案件按件計費。系統以「案件」為核心物件，階段與規則客製，兩者都適用。

可以先只做工時記錄那一段嗎？

可以，而且建議從這裡開始。先讓每個人在 30 秒內把當天的工時歸到案件，跑一個月，你就會知道哪些案件在賠錢。這一段落在啟動方案範圍內，做完再往請款與客戶入口擴充。

結語

事務所的系統問題，本質上是一小時的工時能不能走完「記錄→歸案件→變請款單」這三步。三步分別在三個工具裡，就是三次人工搬運，然後在月底發現有些小時消失了。選型時如果只能記一件事，記這個：先問系統能不能讓你在月底一眼看到「哪些案件有工時、還沒開請款單」。 答不出來的，功能再多也只是另一份要人工核對的統計表。

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最後更新：2026-09-09。本文的新台幣區間為藍圖思維公開級距與實際交付專案的代表性落點，非市場均價；正式金額以個案報價為準。

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