旅行社系統費用 2026 - 出團管理與訂單整合怎麼選

TL;DR：旅行社選系統的判準不是功能多寡，而是「一團」能不能當成一筆訂單來管：報名名單、訂金與尾款、機位與房間、契約與保險名冊、LINE 上的每一次客服，都掛在同一個團號底下。做得到，出團前一週不用再翻三份 Excel；做不到，換什麼系統都一樣。導入費用依同時在跑的團數落在 NT$5–15 萬、20–50 萬或 50 萬以上，維運另計 5,000–15,000 元／月。

這篇要解決的是一個具體決策：你的旅行社每月出幾團、訂單現在散在哪裡、對應該先解哪一段、預算該編多少。文中所有新台幣數字都是藍圖思維的公開級距與實際交付專案的代表性落點，不是市場均價；法規要求則直接引到條文。讀完之後，你應該能把「團數、通路、要接哪些既有系統」三件事講清楚，那正是估價需要的全部資訊。

旅行業在 2024 年已經完全走出疫情：依台灣趨勢研究整理的財政部與主計總處統計，全台旅行及相關服務業家數達 4,183 家、銷售額 3,874 億元，兩者皆超越 2019 年，但從業人數 26,527 人仍低於疫情前。生意回來了、人沒有完全回來——這正是多數旅行社老闆在 2026 年找系統的原因：同樣的業務人數，要處理比 2019 年更多的團與更多的 LINE 訊息。

旅行社的訂單為什麼特別難管？

因為一團旅遊不是一筆交易，而是一筆「多次收款、多個供應商、多個法規要件」的長期訂單。 一般零售賣出去就結束；旅行社從客人報名到結團，中間至少會經過五個斷點，而每個斷點在多數旅行社裡都是一份獨立的 Excel 或一個 LINE 群組。

以業界公開的作業流程為例（東南旅遊「國外團體旅遊常見問題」）：報名後核對行程與團費、繳交作業金（訂金）、交付護照辦理機位與簽證、出發前約一個月確認成團、出發前 5 至 10 天收尾款、出發前 3 至 10 天寄送行前說明資料。這條流程裡的五個斷點是：

報名與名單：同一團的旅客資料、房型配置、特殊餐食、護照效期，通常從 LINE 對話一筆一筆抄進 Excel。
收款：訂金、尾款、追加自費行程、取消退費，各自有時間點與金額，月底對帳要靠人記憶。
供應商：機位、房間、遊覽車、導遊領隊，每個都有截止日與保留數，逾期就是損失。
契約與保險：依旅行業管理規則第 36 條，辦理團體或個別旅客旅遊「應與旅客訂定書面契約」；責任保險與履約保證保險的名冊也要對得上出團名單。
客服：出發前一週的問題有八成在 LINE 上發生，而 LINE 對話與訂單是兩個世界。

把這五段接起來，就是「旅行社系統」真正該做的事。市面上的訂位工具、票務平台、通用 CRM 各自解決一段，沒有一個天生把「團號」當第一級單位——這也是為什麼旅行社的系統多半要客製。

旅行社系統要花多少錢？

先給一個能寫進預算表的數字：台灣中小型旅行社導入客製的出團與訂單管理系統，一次性專案費依這次要動的範圍分三段，NT$5–15 萬、NT$20–50 萬、NT$50 萬以上；上線後維運訂閱另計，每月 NT$5,000–15,000。決定落點的不是員工人數，而是同時在跑的團數與通路數——一家 8 人但每月出 25 團的甲種旅行社，管理複雜度遠高於 20 人只做企業包團的公司。

旅行社型態	這次要動的範圍	一次性專案費	每月維運	常見上線時間
乙種／國旅為主，每月 5 團以內	報名名單＋收款進度＋出團名冊，先把「一團一筆訂單」做起來	NT$5–15 萬	NT$5,000–10,000	約 3–6 週
甲種出團，每月 5–30 團	加上供應商截止日提醒、訂金尾款自動催收、LINE 客服掛回團號、契約與保險名冊自動產出	NT$20–50 萬	NT$8,000–15,000	約 2–4 個月
綜合／批售，同業通路多、每月 30 團以上	再加同業 B2B 下單入口、與既有會計或票務系統介接、多分公司權限與報表	NT$50 萬以上	NT$10,000–15,000	約 3–6 個月

上表為藍圖思維公開的方案級距（啟動 5–15 萬、成長 20–50 萬、企業 50 萬以上）對應到旅行社情境的代表性落點，非市場均價；市面上訂位平台與票務系統的計價方式不同，請以各廠商正式報價為準。

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為什麼同樣是旅行社，報價可以差三倍？

因為報價單上真正貴的不是軟體，而是「你有幾條通路、要接幾套既有系統、舊資料有多亂」。 同樣是每月 15 團的甲種旅行社，一家只做直客、訂單都在自家 LINE 官方帳號；另一家同時走同業批售、OTA 與企業包團，三條通路各有一套收款與名單格式，兩者的導入工時可以差到三倍。影響費用的變數有四個，依權重排序：

通路數——直客、同業 B2B、OTA、企業包團，每多一條通路就多一種訂單來源與對帳格式。同業下單入口是最常被低估的一段。
要不要接既有系統——會計軟體、票務平台、電子發票，維持既有系統只做介接，跟整套換掉，是兩種完全不同的報價。電子發票這一段的時程與費用，電子發票 API 串接要多久有完整拆解。
歷史資料的乾淨程度——三年來每團一份 Excel、欄位各不相同，整理工時可能超過系統設定本身。這一項在 CRM 導入費用怎麼算有更完整的說明。
LINE 自動化的深度——只是把對話掛到團號，和讓客人在 LINE 上自助查行程、收到尾款提醒、回覆行前問卷，是不同層級的工作量。

法規要求裡，哪些應該直接變成系統欄位？

旅行業是少數「契約內容由主管機關規定」的行業，這反而讓系統該有哪些欄位變得非常清楚。 交通部公告的國外旅遊定型化契約應記載及不得記載事項（最近一次修正自 2023 年 9 月 15 日生效）明定契約必須記載旅客姓名、電話、住居所、緊急聯絡人，以及旅行業的公司名稱、註冊編號、負責人與營業所。這些欄位如果在報名時就進系統，契約可以直接產出，不必再打一次。

保險與保證金的要求同樣可以對應到出團名冊：

法規要件	內容	系統該對應的動作	條文
責任保險	每一旅客及隨團服務人員意外死亡最低 NT$250 萬、最高 500 萬；意外醫療最低 10 萬、最高 20 萬	出團名冊一鍵匯出投保名單，含隨團領隊	旅行業管理規則第 66 條
履約保證保險	綜合 NT$1 億、甲種 3,000 萬、乙種 1,600 萬；取得觀光公益法人會員資格者分別為 8,000 萬、1,500 萬、800 萬	保單到期日與分公司數量提醒	同上
保證金	綜合 NT$1,000 萬、甲種 150 萬、乙種 60 萬	註冊資料集中保存，供契約自動帶入	第 12 條
書面契約	辦理團體或個別旅客旅遊應與旅客訂定書面契約	報名資料直接產出契約，簽署狀態掛在訂單上	第 36 條

條文內容以全國法規資料庫當時版本為準（2026 年 9 月查閱）；投保金額與保證金以主管機關最新公告為準。

值得說清楚的是：這張表不是要系統幫你「合規」，而是這些欄位本來就得填，填在系統裡只是讓它們只填一次。 契約、投保名單、出團名冊三份文件在多數旅行社裡是三次手工作業，而它們的資料來源其實是同一份報名表。

一個代表性的導入情境長什麼樣？

以下為 ACTGSYS 藍圖思維彙整的代表性導入情境，取自旅遊服務業專案的常見樣態，公司名稱匿名、數字為示意區間，非特定客戶之稽核數字。

一家 10 人的甲種旅行社，每月出團約 15 團，直客與企業包團各半。導入前，報名資料在業務各自的 LINE 對話裡，出團名單由助理彙整成 Excel，收款進度另有一份，會計月底再從兩份表對帳。最常見的事故是尾款漏催與房型配置抄錯——不是因為沒人管，而是三份表從來沒有同步過。由台灣在地導入團隊負責，先以 DanLee CRM 建立「一團一訂單」的結構並把 LINE 官方帳號對話掛回團號，第二階段再補供應商截止日與尾款自動提醒。

指標	導入前	導入後
一團名單彙整時間	出發前 2–3 天，約 4 小時	報名即成冊，隨時可匯出
尾款漏催	每月 1–3 團	出發前 10 天自動提醒，趨近於零
契約與投保名單產出	各自手打，約 1 小時／團	從訂單一鍵產出，數分鐘
客人問「行程確定了嗎」	業務翻對話回覆	LINE 自助查詢團況
月底收款對帳	約 2 個工作天	系統自動對應，例外約 1 小時

真正的效益不在省下的那幾小時，而在「尾款漏催」那一行——那是直接的現金流。同類型「把 LINE 對話掛回案件」的做法，可以參考移民顧問公司用 DanLee CRM 管理 300+ 案件；LINE 客服自動化的層級與費用，見 LINE Bot 企業導入指南。

詢價前先準備好這 5 件事

估價表單只有 5 題，但旅行社每一題都有自己的答法。準備好這五項，回覆的區間才會準：

使用人數：業務、OP（團控）、會計分開算，領隊要不要在手機上看名單。
產業：直接寫「旅行社」，並註明綜合／甲種／乙種、每月出團數、直客與同業比例。
現在用什麼系統：會計軟體名稱、有沒有票務或訂位平台、LINE 官方帳號有幾個、Excel 有幾份。
最想解決的流程：從「出團名單」「訂金尾款催收」「供應商截止日」「LINE 客服掛回訂單」四者選一個最痛的，不要寫「全部」。
期望上線時間：對應團數，每月 5 團以內約 3–6 週、5–30 團約 2–4 個月是合理預期；若旺季前要上線，請直接註明月份。

常見問題

旅行社用一般 CRM 就夠了嗎？

看你把「一團」當什麼。一般 CRM 以「客戶」為單位，旅行社卻必須以「團」為單位看名單、收款與供應商，同一位客人一年可能參加三團。若 CRM 只能把團號當備註欄位，名單與收款最終還是會回到 Excel。可行的做法是以 CRM 為底、把團當成專案物件客製，這也是 DanLee CRM 在旅行社情境的做法。

導入要多久？旺季前來得及嗎？

每月 5 團以內、只上名單與收款的話，3–6 週可以跑起來；含供應商提醒、LINE 客服與契約產出約 2–4 個月。時程的變數幾乎都在舊資料——過去每團一份格式不同的 Excel，整理的時間常比系統設定還長。旺季前上線的做法是先只上「出團名冊＋尾款提醒」這一段，其餘旺季後再補。

同業批售的 B2B 下單也能整合嗎？

可以，但它是獨立的報價項目。同業下單入口牽涉到配額、保留位、同業價與結帳週期，屬於成長方案以上的範圍。若目前同業訂單量還不大，建議先把直客流程做穩，同業入口放第二階段。

契約和保險名單真的可以自動產出嗎？

可以，前提是報名時就把定型化契約應記載的欄位收齊：旅客姓名、電話、住居所、緊急聯絡人與關係。這些欄位進系統後，契約與責任保險投保名單都是同一份資料的不同輸出格式。最終的契約內容與投保金額，仍以主管機關公告與保險公司要求為準。

系統能不能先只做 LINE 客服那一段？

可以，而且很多旅行社是從這裡開始的：先讓 LINE 官方帳號的對話掛到團號、客人能自助查團況與行前資料，業務不必再翻對話。這一段落在啟動方案的範圍內，做完之後再往名單與收款擴充，資料結構不必重來。

結語

旅行社的系統問題，從來不是「有沒有系統」，而是一團的資料能不能落在同一個團號底下。報名表、收款表、投保名單、契約，本來就是同一份資料的四種輸出；分開維護，就是把同一件事做四次，然後在出發前三天發現它們對不上。選型時如果只能記一件事，記這個：先問系統能不能讓你在出發前十天，一眼看到這一團誰還沒繳尾款。 答不出來的，功能再多也只是另一份要人工核對的 Excel。

最後更新：2026-09-09。本文的新台幣區間為藍圖思維公開級距與實際交付專案的代表性落點，非市場均價；法規內容以全國法規資料庫及主管機關最新公告為準，正式金額以個案報價為準。

要一份針對你出團數與通路的估價嗎？ 填 5 題估價表單，3 個工作天內回覆區間報價與範圍說明。偏好其他方式也可以：LINE 官方帳號、電話 02-2553-8084（週一至五 10:00–18:00）、Email info@actgsys.com。